Segreteria – Protocollo – Comune di Vo’

Competenze

Convocazione delle sedute degli organi istituzionali e predisposizione dei relativi ordini del giorno;
Assistenza ai lavori degli organi istituzionali (Giunta Comunale e Consiglio Comunale) e relativa verbalizzazione, nonché coordinamento della documentazione necessaria ai lavori;
Predisposizione dei verbali degli atti deliberativi del Consiglio e della Giunta; della registrazione degli atti; dell'accesso atti, per quanto riguarda gli atti deliberativi di Giunta e di Consiglio; detiene i regolamenti degli Uffici comunali.
Verifica di conformità alle disposizioni regolamentari sulle istanze presentate dai Consiglieri comunali;
Tenuta dei registri digitali degli atti amministrativi, provvedendo al rilascio di copie e alla trasmissione degli atti;
Pubblicazione deliberazioni, determinazioni e ordinanze;
Supporto e coordinamento dell’attività istruttoria degli atti amministrativi, con verifica della corretta predisposizione della documentazione;
Controllo delle proposte di deliberazione formulate dai vari settori;
Commissioni Comunali: predisposizione atti di nomina, rinnovi, surrogazioni, convocazioni e raccolta dei verbali;
Supporto operativo al Segretario Comunale per le funzioni di coordinamento degli Uffici Comunali e inerenti la formazione obbligatoria;
Garanzia del diritto di accesso;
Conservazione a norma degli atti amministrativi, del registro del protocollo, dei contratti;
Aggiornamento sito web, per i servizi Segreteria, Protocollo, Archivio, Notifiche e Centralino-URP;
Innovazione tecnologica E-Government;
Provvede alla stesura, stipula, registrazione telematica ed archiviazione a norma di contratti, disciplinari e convenzioni e fornisce informazioni sugli stessi;
Rilascio contrassegno circolazione e sosta disabili e contrassegni rosa;
Servizi Scolastici.
Protocollo
Competenze:
Il Protocollo è un apposito registro informatico nel quale viene registrata giornalmente la corrispondenza ufficiale in partenza e in arrivo dell'Amministrazione Comunale, qualsiasi sia il mezzo mediante il quale essa perviene: servizio postale, posta elettronica ordinaria e certificata, oppure manualmente direttamente allo sportello.
Il sistema di protocollazione rilascia apposita attestazione di ricevuta.
La corrispondenza in entrata, a registrazione avvenuta, viene poi distribuita agli uffici di competenza per la relativa gestione.